イベントの申し込みフォームの作り方｜手段と項目の選び方

オフ会でも撮影会でも勉強会でも、人を集めるときにやることは同じです。何の会かを伝えて、来る人を把握する。 この2つを1枚のページでやるのが申し込みページです。

ここでは、作る方法の違い・載せる項目・入力しやすくする工夫・集めたあとの扱いまでを一通りまとめます。個別の手順は、それぞれの記事に分けてあります。実際の画面で見たい方は イベント申し込みページの実例 にまとめてあります。

申し込みフォームとは

申し込みフォームとは、参加したい人が名前や連絡先を送り、主催者がそれを受け取るための入力欄です。Google フォームのような単体のツールで作ることもあれば、イベントページに組み込んで作ることもあります。「申込フォーム」「参加フォーム」など呼び方はいくつかありますが、指しているものは同じです。

このページでは、イベント（オフ会・撮影会・勉強会など）の申し込みフォームに絞って扱います。問い合わせや資料請求のフォームとは、聞く項目も締切の考え方も違うので、別物として読んでください。

作る手順

流れはどの方法でも同じです。ここから先は、この順で1つずつ見ていきます。

1. 会の中身を決める — 日時・場所・参加費など、告知に載せる項目を先に固めます
2. 作る方法を選ぶ — ツール・イベント受付サービス・自分のサイトの3通りから、集金の有無で選びます
3. 聞く項目を決める — 当日または事前に、主催者が実際に使うものだけにします
4. 見せ方を整える — 記入例・エラー表示・スマホでの見え方を確認します
5. 公開する前に、自分で1件テスト送信する — 通知メールが届くか、届いた通知に必要な情報が入っているかを確認します
6. 公開してリンクを配る — 告知と申し込みを1つのリンクにまとめて配ります
7. 集まったら名簿にする — 受け取ったことを本人に伝え、当日に見る順で並べておきます

申し込みページが担う2つの仕事

申し込みページには、性質の違う2つの仕事が乗っています。ここを分けて考えると、道具選びで迷わなくなります。

よくある詰まり方は、この2つを別々の場所に置いてしまうことです。告知は SNS の投稿、申し込みは別のフォーム。すると配るリンクが2つになり、片方だけ見た人が「日時が分からない」「申し込んだつもりで申し込んでいない」という状態になります。

作る方法は大きく3つ

規模で決まるものではありません。集金するかどうかと告知の面が要るかどうかの2つで、だいたい決まります。

無料でどこまでできて、どこで足りなくなるかは イベントの申し込みフォームを無料で作る に、実際のツールの無料プランを並べたものは 無料で使えるツール比較 にまとめてあります。

自分のサイトに作る場合の、コード・プラグイン・埋め込みの選び方は 自分のサイトに申し込みフォームを設置する方法 にまとめてあります。

告知として載せること

「行こうかな」と思っている人が探すのは、だいたい次の項目です。書いていないと、そこで止まるか、個別に質問が来ます。

• 日時 — 開始と終了。終了時刻が無いと予定を立てられません
• 場所 — 会場名と住所。オンラインならその旨と、URL をいつ送るか
• 参加費 — 金額と、いつどうやって払うか。無料なら「無料」と書く
• 誰向けか — 初参加でも大丈夫か、年齢や性別の条件があるか
• 何をするか — 当日の流れ。1行でも書いてあると不安が減ります
• 持ち物・服装 — 撮影会なら機材、屋外なら天候の想定
• 主催者が誰か — SNS アカウントでも、あるとないとで安心感が違います
• 中止・変更の条件 — 雨天中止か、最少催行人数があるか
• 締切 — いつまで申し込めるか

キャンセルの扱いは、書いておくほど後が楽になります。 いつまでなら取り消せるか、参加費を先に受け取っているなら返すのか。揉めるのはたいてい、書いていなかったところです。

情報を揃えても申し込みが増えないときは、書く順番か、書かれていない不安のどちらかが原因です。→ 人が集まるイベントページの書き方

申し込みフォームに入れる項目

項目は「当日または事前に、主催者が実際に使うもの」だけにします。使わない項目を1つ足すごとに、書くのをやめる人が出ます。

ほぼ必ず要るもの

• 名前 — 当日の照合に使います。SNS で繋がっている集まりなら、本名よりハンドル名のほうが照合しやすいこともあります
• 連絡先 — 変更や中止を伝える手段。1つに絞ったほうがよいです。メールと SNS の両方を聞くと、どちらに送ったか分からなくなります

会によって要るもの

• 同伴者の人数（席や食事の数が変わるとき）
• 食べられないもの（飲食があるとき）
• 希望の時間帯（入れ替え制のとき）
• 機材・作品の情報（撮影会や展示のとき）
• 緊急連絡先（屋外や長時間のとき）

聞かないほうがよいもの

住所・生年月日・勤務先は、当日に使わないなら聞かないのが無難です。預かった時点で管理する責任が生まれますし、参加者から見ても「なぜこれを聞かれるのか」が分からないと手が止まります。聞くなら、項目の説明に理由を1行添えると通ります。

預かった個人情報を何に使うかを書く一文の作り方は イベント申し込みフォームの個人情報、書き方と例文 にまとめてあります。

項目の決め方は会の種類で変わります。オフ会・撮影会・勉強会それぞれの項目セットと、必須にする基準は イベントの参加申し込みフォーム、何を聞けばいい？ にまとめてあります。

入力しやすいフォームのコツ

何を聞くかを決めても、見せ方が悪いと入力の途中でやめる人が出ます。 次の点は、項目の中身とは別に見ておくと完了率が変わります。

• 記入例を添える — 「例: 山田太郎」のように入力欄の近くに例を1つ置くだけで、書式で迷う人が減ります
• 必須と任意を見た目で区別する — 文字だけでなく、色や記号でも分かるようにしておくと飛ばされにくくなります
• 選択式は選びやすい数に絞る — 選択肢が多いと、選ぶこと自体が負担になります。多くなるなら自由記述に切り替えたほうが早いこともあります
• スマホでの見え方を確認する — 申し込みはスマホからが大半です。パソコンの画面だけで確認して公開すると、文字が欠ける・ボタンが押しにくいといった問題に気づけません

集めたあとにやること

1. 受け取ったことを本人に伝える — 申し込んだ直後に何も起きないと、届いたのか分からず、もう一度送る人が出ます
2. 名簿の形にする — 当日に見る順番（受付順・五十音・時間帯）で並べておきます
3. 直前に連絡する — 集合場所と時刻。ここで来られない人が判明します
4. 終わったら片付ける — 連絡先をいつまで持つか決めておくと、次の会のときに迷いません

よく詰まるところ

メールアドレスの打ち間違い

参加者は手で打つので、一定の割合で間違えます。間違っていても、送った側にはエラーが見えないことが多いのが厄介な点です。当日になって「連絡が来ていない」と言われて初めて気づきます。届かなかったことが分かる仕組みがあるなら、確認する習慣をつけておくと安全です。

同じ人が二重に申し込む

送信できたか不安で二度押す、というのが典型です。ただし同じ連絡先で複数人ぶん申し込むのは正当な操作（家族や部活動など）なので、機械的に弾くと本当の申し込みが消えます。名簿を見て人が判断するほうが確実です。

締め切ったあとに来る申し込み

締切後もページが見えていると、気づかず申し込む人が出ます。受付だけを止めてページは見えたままにしておくと、「終わったのか、そもそも無いのか」が伝わります。

当日の受付が詰まる

名簿を紙で持つか画面で見るかは、会場の電波と人数で決めます。20人を超えるなら、名前で引ける形（五十音順）にしておくと止まりません。

受付をするのが自分ひとりなら、当日の動き方が変わります。→ 少人数イベントの当日受付

この記事について

道具ごとの「できる・できない」は、公式の資料か実物で確かめたものだけを書き、確かめた方法と日付を添えます。確かめていないことは書きません。