イベントの参加申し込みフォーム、何を聞けばいい？【項目の決め方】

申し込みフォームで迷うのは、たいてい「何を聞くか」です。多く聞けば当日は楽になりますが、聞くほど途中でやめる人が増えます。

ここでは、項目の決め方を会の種類ごとにまとめます。そのまま写して使える項目セットも最後に置いてあります。

原則は1つだけ

「当日または事前に、主催者が実際に使うもの」だけを聞く。

判断に迷ったら、その項目を見て自分が何をするのかを言葉にしてみてください。言えないなら要りません。

「あとで使うかもしれない」は、たいてい使いません。使わなかった個人情報は、預かった分だけ管理の手間とリスクになります。

聞く順番

答えやすいものから並べます。 最初に重い質問が来ると、そこで止まります。

1. 名前
2. 連絡先
3. 会の内容に関わること（人数・希望の時間帯など）
4. 任意のもの（ひとこと、要望）

⚠️ 「ひとこと」を上のほうに置かないでください。 書くことを考えている間に、気持ちが冷めます。

定番の項目と、それぞれの勘所

名前

本名が要るかどうかを先に決めてください。

• SNS で繋がっている集まりなら、ハンドル名のほうが照合しやすいことがあります。当日「田中です」と言われても分からないが、「@tanaka です」なら分かる、という状況は普通に起きます
• 飲食店の予約や施設の入館で本名が要るなら、その旨を説明に書きます

説明文の例: 「当日の受付でお呼びします。ニックネームでも構いません」

ふりがな

五十音順に並べたいときだけ要ります。20人を超えると名簿を名前で引くことになるので、そこから先は入れておくと当日が速いです。それ以下なら省いて構いません。

連絡先

1つに絞ってください。 メールと SNS の両方を聞くと、変更を伝えるときに「どちらに送ったか」が分からなくなります。

⚠️ メールアドレスは、一定の割合で打ち間違いが混ざります。 当日になって「連絡が来ていない」と言われて初めて分かるのが厄介なところです。大事な連絡は、フォームとは別の経路も用意しておくと安全です。

人数（同伴者）

席や食事の数が変わるなら要ります。「本人を含む人数」なのか「同伴者の人数」なのかを、必ず文言で示してください。 ここが曖昧だと、毎回1人ずれます。

説明文の例: 「ご本人を含めた人数をお選びください」

希望の時間帯・参加する部

入れ替え制なら要ります。選択式にして、時刻をそのまま選択肢に書いてください。

1部 10:00〜12:00
2部 13:00〜15:00
3部 15:30〜17:30

「午前／午後」だけにすると、結局あとで時刻を聞き直すことになります。

苦手な食べ物・アレルギー

飲食があるなら要ります。「無い方は『なし』とご記入ください」と書き添えてください。 空欄だと「無い」のか「書き忘れ」なのかが区別できません。

当日連絡がつく手段

遅刻・道に迷ったときのためです。屋外や複数会場なら効きます。喫茶店で2時間なら要りません。

ひとこと（任意）

任意にしてください。 必須にすると、書くことが無い人がその場で離れます。

会の種類ごとの「要る・要らない」

⚠️ 撮影会の「作品公開の可否」は、後から聞き直すのが最も難しい項目です。 撮影が終わってから確認すると、すでに公開されていることがあります。申し込みの時点で聞いてください。

必須にするかどうか

必須は「無いと当日が回らないもの」だけ。

⚠️ 必須の数がそのまま離脱の数になります。 「全部必須」は、集まる人数を自分で減らしている状態です。

選択式にするか、自由に書いてもらうか

あとで数えるものは選択式にします。自由記述は、集計しようとした瞬間に手作業になります。

⚠️ 選択式にするなら、選択肢に「その他」を置くかどうかを決めてください。 置かないと、当てはまらない人が申し込めません。置くなら、その他を選んだ人に自由記述を1つ足します。

説明文には「なぜ聞くのか」を書く

1行あるかないかで、埋まり方が変わります。

✕  緊急連絡先
◎  緊急連絡先
   当日、屋外で連絡がつかなくなったときにのみ使います

✕  お名前
◎  お名前
   当日の受付でお呼びします。ニックネームでも構いません

✕  ご参加の人数
◎  ご参加の人数
   お店に伝える人数です。ご本人を含めてお選びください

聞かないほうがよいもの

住所・生年月日・勤務先・顔写真。 当日に使わないなら聞かないのが無難です。

• 参加者から見て「なぜこれを聞かれるのか」が分からないと、そこで手が止まります
• 預かった時点で、保管と削除の責任が生まれます
• 個人の主催なら、そもそも持たないのがいちばん確実な管理方法です

聞く必要があるなら、理由を説明に書き、いつ消すかも書いてください。

ご住所（記念品の郵送にのみ使用し、発送後に削除します）

募集を始めたあとに項目を変えると、どうなるか

途中で項目を足したり消したりすると、先に申し込んだ人の分だけ空欄になります。 表で見たときに列がずれ、誰に何を聞いたのかが分からなくなります。

• 足す: 先に申し込んだ人には聞けていないので、個別に確認することになります
• 消す: 道具によっては、その回答ごと見えなくなります
• 名前を変える: どの列がどの質問だったのかを追えなくなることがあります

配る前に項目を固めておくのがいちばん確実です。どうしても足すなら、先に申し込んだ人へまとめて聞く手段（一斉のメールなど）を先に決めてから足してください。

そのまま使える項目セット

オフ会（飲食あり・15人）

お名前 ［必須・記述式］
  当日の受付でお呼びします。ニックネームでも構いません

メールアドレス ［必須］
  確認と、変更があったときのご連絡に使います

ご参加の人数 ［必須・選択式］
  ご本人を含めた人数をお選びください
  1名 / 2名 / 3名

苦手な食べ物・アレルギー ［必須・記述式］
  お店に伝えます。無い方は「なし」とご記入ください

当日連絡がつく手段 ［任意・記述式］
  遅れそうなときのために。X の ID でも構いません

ひとこと ［任意・段落］

撮影会（入れ替え制・各部4名）

お名前 ［必須・記述式］
  当日の受付でお呼びします

メールアドレス ［必須］

参加する部 ［必須・選択式］
  1部 10:00〜12:00 / 2部 13:00〜15:00
  埋まり次第、締め切ります

作品の公開について ［必須・選択式］
  SNSに公開する / 個人利用のみ / 相談したい

使用する機材 ［任意・記述式］
  電源やストロボの準備に使います

ひとこと ［任意・段落］

勉強会・LT会（発表者あり）

お名前（ハンドル名可） ［必須・記述式］

メールアドレス ［必須］

参加の種別 ［必須・選択式］
  聞くだけ / 発表する（5分） / 未定

発表の題 ［任意・記述式］
  発表する方のみ。当日までの変更は可能です

懇親会 ［必須・選択式］
  参加する / 参加しない

よくある失敗

項目が多すぎる

10個を超えたら一度見直してください。当日に使わない項目が混ざっているはずです。

「その他」の受け皿が無い

選択式だけで閉じると、当てはまらない人が申し込めません。困った人は問い合わせてくるか、諦めます。

空欄と「なし」を区別していない

任意の項目が空欄のとき、それが「無い」なのか「書き忘れ」なのかは分かりません。区別が要る項目は必須にして、「なし」と書いてもらうのが確実です。

連絡先を2つ聞いている

どちらに送ったか分からなくなります。1つに絞り、必要なら「連絡がつく別の手段」を任意で足してください。

この記事について

ここに書いたのは、道具に依存しない項目設計の考え方です。特定のサービスの操作については、それぞれの記事を見てください。