イベント申し込みフォームの個人情報、書き方と例文

参加者の名前や連絡先を預かるフォームに、個人情報の取り扱いをどう書くか。書くべき5つの項目、そのまま使える例文、外部の受付サービスを使う場合に足す一文、置き場所までをまとめました。

最終更新: 2026年9月20日

参加者の名前やメールアドレスを預かる以上、「何のために使うか」をひとことも書いていないフォームは、書いていないというだけで相手を不安にさせます。会社が用意するような堅い文章である必要はありません。個人の主催でも、短くていいので書くべきことがあります。

ここでは、個人情報保護法との関係・書くべきこと・そのまま使える例文・置き場所までをまとめます。

なぜ個人主催のイベントでも書くのか

「個人情報保護法」という言葉を見ると、事業者向けの話に感じるかもしれません。ですが、ここで目指すのは法律の要件を満たすことより先に、参加者に「何に使われるか分かっている」と思ってもらうことです。

連絡先を渡した先で何に使われるか分からないと、申し込みをためらう人が出ます
あとで「聞いていない用途で使われた」と言われるのを防げます
何かあったときの問い合わせ窓口が分かっているというだけで、安心材料になります

「個人情報保護法」は自分に関係あるか

結論から言うと、「趣味の集まりを一度だけ開く」なら関係なく、「繰り返し募集して開いている」なら関係してくる、というのがおおまかな線です。

個人情報保護法が規律するのは「個人情報取扱事業者」で、事業をしていない純粋な個人は対象外です。ここでいう「事業」は、営利・非営利を問いません。一定の目的をもって、反復継続して行っている、社会通念上「事業」と認められる活動であれば、個人が趣味で開いているオフ会や撮影会でも当てはまり得ます。

「件数が少ないから対象外」という考え方は、いまはありません。 2017年の法改正より前は「取り扱う個人情報が5,000件以下の小規模事業者は対象外」という規定がありましたが、この規定は廃止されています。件数の多い少ないは関係ありません。

友人内輪の集まりを一度きり開く程度なら、対象になりにくいと考えられます
同じ会を何度も募集して開いている、告知ページを継続的に運用している、といった場合は、対象になりうると考えたほうが安全です

この記事は法律の専門的な助言ではありません。自分の活動がどちらに当たるかの判断は、個人情報保護委員会の相談窓口や専門家に確認してください。ただし、対象に当たるかどうかにかかわらず、次に挙げる最低限のことを書いておくと、参加者の安心にも、あとあとのトラブル防止にもなります。

書くべき5つのこと

実際に公開されている個人情報の取り扱いページを見ると、書かれていることはだいたい次の5つに絞れます。

項目	何を書くか
取得する情報	フォームに入力してもらう項目（名前・連絡先など）
利用目的	何のために使うか（受付の確認、当日の連絡）
第三者への提供	本人の同意なく渡さないこと
保存期間	いつまで持っているか（イベント終了後◯か月、など）
問い合わせ窓口	確認・削除の連絡先

長い文章にする必要はありません。この5つが1行ずつでもあれば、何も書いていないフォームとは大きく違って見えます。

そのまま使える例文

【○○（イベント名）】個人情報の取り扱いについて

■ 取得する情報
お申し込みフォームにご入力いただいた内容および、お申し込みの日時を取得します。

■ 利用目的
取得した情報は、次の目的で利用します。
・お申し込みの受付および、参加者の確認
・イベントに関するご連絡
【その他の目的があれば、ここに書き足してください】

■ 第三者への提供
法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者へ提供することはありません。

■ 保存期間
【イベント終了後◯か月など、保存する期間を書いてください】

■ お問い合わせ窓口
ご入力いただいた情報の確認・訂正・削除をご希望の場合は、下記までご連絡ください。
【主催者名】
【連絡先（メールアドレスなど）】

【】の部分は、自分の実態に合わせて埋めてください。空欄のまま出すと、書いていないのと同じに見えます。

撮影会など、写真を扱う場合に足すこと

参加者を撮影する会では、上の5項目とは別に、撮影した写真をどう使うかを書きます。「個人情報の取り扱い」と「撮影した写真の扱い」は話の中身が違うので、分けて書いたほうが伝わります。

■ 撮影した写真について
当日撮影した写真は、次の用途で使用する場合があります。
・主催者のSNS・ウェブサイトでの公開
・イベントの記録、今後の告知
公開を希望されない場合は、【お申し込み時の備考欄／事前のご連絡】でお知らせください。

公開してよいかどうかは、申し込みの時点で聞いておいてください。 撮影が終わってから確認すると、その時点ですでに公開されていることがあります。何を必須で聞くべきかは参加申し込みフォームの項目例の「作品公開の可否」にもまとめてあります。

外部の受付サービスを使っている場合に足す一文

Google フォームでも、イベント受付サービスでも、自分の手元以外の場所に情報を送っている場合は、誰の管理下で、どこに保管されているかを一文足してください。

■ 情報の管理について
お申し込みの受付には、○○（サービス名）を利用しています。
ご入力いただいた情報は、主催者の管理のもと、○○上に保管されます。

これは特定のサービスの話ではありません。参加者から見ると、フォームの裏側でどんなツールが動いているかは分かりません。 書いておくと、「知らないところに情報が渡っている」という不安を防げます。

どこに置くか

フォームの入力欄の近くに、リンクか全文を置きます。

すでに自分のサイトやプロフィールにポリシーがあるなら、そのURLをリンクすれば足ります
持っていないなら、上の例文をそのままフォームの説明欄や、送信ボタンの近くに置きます

長い文章をフォームの一番上に置くと、本題（何のイベントか）に辿り着く前に離脱されます。リンクにして別ページに出すか、フォームの一番下（送信ボタンの近く）に置くのが無難です。

この記事について

「個人情報保護法は自分に関係あるか」の節は、個人情報保護委員会のガイドライン（「個人情報取扱事業者」の定義、5,000件要件の2017年廃止）と、弁護士による解説記事をもとにしています。ここに書いたのは一般的な考え方であって、法律の専門的な助言ではありません。実際に何を書くべきかは、主催の形態や集める情報の内容によって変わります。不安があれば、専門家に確認してください。